TECNICAS DE RECEPCION DOCUMENTAL

Radicación de documentos

? Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío.
? Impresión de rótulo de la radicación.
? Registro impreso de planillas de radicación y control.
2. Registro de documentos
? Recibo de documentos oficiales.
? Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
? Constancia de recibo.
? Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales
como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre
del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo
amerita), entre otros.
? Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
? Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de
documentos recibidos y enviados.
2.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario. (GRGA)
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995
Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001.
Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones
oficiales.
ACTIVIDADES
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la
entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con
mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este
proceso se distinguen actividades como:
1. Distribución de documentos externos
? Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
? Clasificación de las comunicaciones.
? Organización de documentos en buzones o casilleros.
? Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
? Reasignación de documentos mal direccionados.
? Registro de control de entrega de documentos recibidos.
2. Distribución de documentos internos
? Identificación de dependencias.
? Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
? Registro de control de entrega de documentos internos.
3. Distribución de documentos enviados
? Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo
electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
? Control del cumplimiento de requisitos del documento.
? Métodos de empaque y embalaje.
? Peso y porteo de documentos.
? Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
? Control y firma de guías y planillas de entrega.
? Control de devoluciones.
? Organización mensajería externa.
? Registro de control de envío de documentos.
2.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa. (GRGA)
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Constitución Política.
Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El
legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar
los derechos fundamentales.
Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.
Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 6, 16, 17, 22.
Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la
recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio
de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.
Decreto 1222 de 1999
Artículo 33. Derecho de turno.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de
actos administrativos.
ACTIVIDADES
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos
objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series
documentales.
De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los
tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.
En este proceso se señalan las actividades de:
1. Recepción de solicitud o trámite
? Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.
? Identificación del trámite.
? Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
? Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.