Recepción documental

Unidad de Recepción Documental

El punto de atención al cliente es la Unidad de Recepción Documental (o mesa de partes) que está ubicada en la recepción y es la encargada de efectuar la recepción de los documentos en la sede central.

Esta unidad depende de la Oficina de Trámite Documentario [OTD] la que tiene a su cargo la administración documentaria de la institución.

Los encargados(as) que atienden a los administrados están preparados para brindar la orientación necesaria.



Ficha de registro de quejas

Constancia de Registro

Al momento de la entrega el encargado(a) revisa y recibe los documentos y entrega al usuario (o administrado) una boleta o constancia de registro emitida por computador a través del Sistema Integrado Documentario - SID:


Modelo de Constancia de Registro



El Sistema Integrado Documentario - SID

El aplicativo Sistema Integrado Documentario [SID] está diseñado para llevar un adecuado registro, control, seguimiento y respuestas a los diferentes documentos registrados, emitidos o derivados a las diversas gerencias, jefaturas o áreas de la Institución.



El origen de los documentos puede ser interno o externo. La documentación interna está referida a los documentos generados al interior y que circulan entre las áreas, tales como informes y memoranda; mientras que como documentación externa se considera a todo lo que ingresa por la Unidad de Recepción Documental.

El SID permite a la entidad tener un control de la documentación que ingresa a la institución en todas sus etapas, desde el registro, distribución, conclusión y archivamiento. La información que comprende imágenes digitalizadas puede ser consultada por varios parámetros de búsqueda y desde cualquier terminal de la red de la SBN.