Para Tener en cuenta

1 ¿Qué actividades debo realizar para garantizar que los documentos lleguen a su destinatario? (Tratese de documentos internos o externos):

Primero que todo tener en cuenta la direccion,nombre de la empresa o persona a quien va diregida el documento, contenido del documento, departamento al que quiero hacer llegar el documento si es necesario, y por ultimo el numero de telefono de la persona o empresa a quien envio el documento

2 Teniendo en cuenta el medio por el cual se distribuya el documento: personal, fax, correo tradicinal, correo electronico, tramite en linea, pagina WEB, entre otros, ¿Qué actividades debo realizar al distribuir los documentos enviados?

Para distribuir los documentos enviados debo tener en cuenta tipo de documento o contenio del documento, departamento o persona a quien va dirigido el documento, rectificar la direccion de la empresa a quien va dirigida la documentacion y por ultimo tener conocimiento del departamento o persona a quien va dirigida la informacion

3 ACTIVIDAD ESENCIAL
DESCRIPCIÓN. ¿CÓMO?
Recepcionar Correspondencia
Descripción de actividades:
1. Recibir la correspondencia y clasificar por temas destinatarios.
2. Direccionar: Radicar en CORDIS para la entrega del documento
3. Entregar correspondencia clasificada al Superintendente para su conocimiento, delegación y directrices.
Responsable: Auxiliar administrativo y secretaria ejecutiva
Conocimiento: Manejo de Ofimática y CORDIS. Normatividad y procesos de la entidad.
Valor agregado: Oportunidad y agilidad en la recepción de documentos. Adecuada clasificación
Normatividad: Archivística básica y decreto 412 de 2007.
Herramientas de control: Verificar en el Cordis la entrega y seguimiento a la correspondencia.
Frecuencia: Diario


4 Qué actividades debe realizar al recibir una solicitud o tramite y una respuesta de dicho tramite?
Bueno tener en cuenta que tipo de documento se esta solicitando, tener conocimiento de la base de datos, y hacer el formato de prestamo de documentos para tener en cuenta fecha de solicitud, persona quien lo solicita, tipo de documento que se presta, fecha de prestamo, firma persona quien recibe